How to use email etiquette

Hur man använder e-postetikett

Vi guidar dig genom hur du använder e-postetikett korrekt, beskriver de grundläggande reglerna för e-etikett, varför du behöver använda dem och hur de leder till mer professionell e-postkommunikation.

Medan användningen av e-post började som ett stort tekniskt äventyr nu är det något vi alla gör otaliga gånger om dagen. Detta har lett till att själva karaktären av att ta emot ett e-postmeddelande är slarvigt och som sådant måste meddelandena du skickar ut träffa huvudet på spiken, så att de inte är till någon nytta för någon alls.

Här är några enkla regler som hjälper dig att förbättra din e-posteffektivitet samt ger dig några etikettråd på köpet.

Någonstans längs linjen blev e-postmeddelanden otroligt informella, och inte på ett bra sätt. Med vissa ”framåttänkande” företag har det blivit normen att kommunicera med kunder på ett off-hand familjärt sätt. Det här är inte alltid rätt väg att ta och som sådan, som en allmän regel, föreslår vi att du väljer att vara mindre lättsam med din röst när du skickar e-post för dina arbetsgivares vägnar.

Så är det även när du mejlar inom ditt eget företag, förutom de du anser vara goda vänner. Det är alltid bäst att vara försiktig när du gör en e-postkorrespondens.

Ja, att vara informell, och kanske till och med humoristisk, kan koppla av mottagaren av e-postmeddelandet du skickar, men på många sätt sänder ut fel meddelande som helhet. Därför föreslår vi att du försöker vara lite avslappnad i din kommunikation samtidigt som du håller saker rakt på sak och fast.

korrekta ämnesrader

Hatar du inte när du får ett e-postmeddelande med en missvisande ämnesrad. Den här strategin har helt klart sin plats och den är för kallsamtal och spammeddelanden. Utanför dessa funktioner bör dina e-postmeddelanden vara tydliga, otvetydiga och viktigast av allt, korrekta.

Om du var på en fest och ville dela lite information med en enskild person, skulle du slita ur den elektriska sladden som var ansluten till ljudsystemet, ta mikrofonen från DJ:n och sedan skrika högst i lungorna så att alla närvarande i klubben kände din verksamhet? Klart är svaret nej.

Om du nyckelnyheter för att sprida till massorna, gör det via dina direkta linjechefer så att de kan föra budskapet vidare.

Nu finns det förstås en skillnad mellan cc och hemlig kopia, när det kommer till utbredd kommunikation (med cc går till alla och alla där alla parter är medvetna om vem som finns på den så viktiga listan, och hemlig kopia är en ”blind kopia” som varje individ är omedveten om vem mer som förs in i en konversation).

Men regeln är i stort sett densamma. Håll dina kommunikationskanaler öppna för de som är relevanta, och inte hela delar av personer som kan, eller kanske inte, är intresserade av din e-post.

Förr i tiden om du ville att din arbetsplats, eller företag, skulle verka upptagen skulle du låta telefonen ringa ett par gånger innan du kom för att hämta, och därför på något okänt sätt ge intrycket att du är en framgångsrik organisation där tid är pengar.

Denna handlingsplan när du svarar på e-postmeddelanden kan vara irriterande för den person som väntar på ett svar på sin e-post. Detta gäller både för interna e-postmeddelanden och de som går till kunder och kunder.

Denna tumregel bör gälla även för dina arbetskollegor. På många sätt ett enkelt e-postsvar som säger att du har fått e-postmeddelandet och arbetar på att leverera det svar som krävs, men att förklara det kan ta lite tid.

Bekräftelse är nyckeln både hos kunder och kollegor. Allt mindre än det gör att du antingen ser oförskämd eller ineffektiv ut. Och ingen vill väl det?

Similar Posts

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.