business invoicing and accounting

Företagsfakturering och redovisning för nybörjare: 6 tips

Bild via: Pexels

Många startupgrundare blir rädda när de tänker på företagsfakturering och bokföring – även om det bara är genom den betalda räkningen som du får den intjänade lönen för den utförda tjänsten.

Hur man hittar en lucka på marknaden: 3 strategier
Hur man startar ett företag: 10 steg
Hur man skapar en affärsstrategi
Hur man skapar en onlinebutik
Hur man beräknar krav på startkapital
Hur man beräknar löpande kostnader
Hur du bestämmer din marknadsföringsmix: de 4 Ps
Hur man gör startup online marknadsföring

Företagsfakturering och redovisning: 6 tips för att göra det enkelt

Egentligen är ämnet inte så komplicerat. Vi har sammanställt 6 viktiga tips för dig nedan för att få grepp om hur du gör affärsfakturering och bokföring utan huvudvärk — och utan att stöta på juridiska problem.

1. Skriv fakturan korrekt

Fakturan dokumenterar service, leverans och betalningsvillkor. I de flesta fall har kunderna rätt till det. Till exempel kan du enligt momslagstiftningen vägra betalning tills en korrekt faktura finns tillgänglig. Men när är en faktura ”korrekt”?

För privatkunder är fakturor särskilt viktiga för att dra av vissa tjänster från skatten, för att bevara eventuella garantianspråk eller för andra bevis. Detta ger inte upphov till några specifika krav på innehållet – förutom att hantverkare ska visa andelen arbete separat.

Situationen i företagsmiljön är annorlunda. Här spelar avdraget för ingående skatt stor roll – och detta är endast tillgängligt om fakturan uppfyller skattekraven. Dessa inkluderar följande aspekter:

  • Namn och adress till leverantören av varorna och mottagaren av fakturan
  • Emittentens skattenummer eller GST- eller momsregistreringsnummer
  • Fakturans datum
  • Ett unikt fakturanummer. Detta behöver inte nödvändigtvis vara kontinuerligt
  • Typ, kvantitet eller omfattning av de levererade varorna eller den tillhandahållna tjänsten
  • Tiden eller perioden för leverans eller utförande av beställningen
  • Fakturabeloppet, där nettobeloppen kan separeras med skattesatser
  • Mervärdesskatten hänförlig till fakturabeloppet, separat efter skattesats
  • Småföretag som är undantagna från moms/GST måste ange detta på fakturan – till exempel med tillägget ”Enligt § 19 UStG inkluderar fakturabeloppet inte moms”

Enligt momslagstiftningen har företag sex månader på sig att skapa en faktura. Förenklingar finns för så kallade ”småbeloppsfakturor”: här är information om mottagare av faktura, moms och fakturanummer onödig. Moms behöver inte heller redovisas separat. Du kan också behöva veta hur du lämnar in moms om du säljer på flera plattformar.

Samtidigt som skatteverket kontrollerar noggrant vid avdrag för ingående skatt är kraven på avdragsinsats mindre stränga än driftskostnader. På så sätt kan en faktura undantas från avdraget, men den kan ändå redovisas som en kostnad.

Skapa din faktura online med lexoffice. Du kan använda den intelligenta onlinelösningen helt gratis i 12 månader!

2. Reglering av småföretag är inte alltid vettigt

Små företag kan befrias från moms på begäran. För småföretagarregeln enligt 19 § mervärdesskattelagen gäller dock två villkor:

  1. försäljningen under innevarande räkenskapsår beräknas uppgå till högst 50 000 euro och
  2. försäljningen under föregående räkenskapsår var mindre än 17 500 euro.

Tonvikten ligger på ”och”, eftersom båda villkoren måste vara uppfyllda. Nystartade företag kan uppskatta den förväntade omsättningen under stiftelsens år. Men se upp, om det påbörjas i mitten av året minskar bidraget proportionellt. Dessutom avser regeln företagarens person. Är det flera småföretag läggs omsättningen ihop på slutet. Dessutom måste småföretag tydligt påpeka upplägget i fakturan för att motivera avsaknaden av ett momskort.

Småföretagsregeln tar bort momsförskottsdeklarationer och momsdeklaration. Det blir också lättare att fastställa vinster. Slutligen finns det ingen anledning att skilja mellan brutto och netto. Dessutom kan småföretag erbjuda billigare affärer med privata slutkunder – som är undantagna från avdrag för ingående skatt – utan skatt.

Däremot är avdraget för ingående skatt inte tillämpligt. Detta ökar driftskostnaderna. Många småföretagare befarar också att fakturabeskedet kan ha en negativ inverkan på bilden – särskilt i affärer med företagskunder.

Är det värt det överhuvudtaget? Det beror på. Entreprenörer som vill leva på sin verksamhet på lång sikt måste snart generera över 17 500 euro i årsomsättning. Den undvikbara fördelen här är kortlivad. Dessutom är i detta fall avdraget för initiala investeringar helt eliminerat. I B2B-miljön kan man inte heller poängsätta med förordningen. Här är moms bara en löpande post. Däremot är situationen annorlunda för deltidsföretagare som tillhandahåller tjänster till exempelvis privata hushåll. För dem kan småföretagsregeln vara fördelaktig.

3. Momsförhandsanmälan: håll tidsfristerna!

Det finns skatter, bakom vilka skatteverket är som djävulen bakom det heliga vattnet. Denna kategori omfattar huvudsakligen moms. Den som inte lämnar in momsförskottsdeklarationen i tid får snabbt rejäla förseningstillägg.

I princip alla företag, egenföretagare och frilansare berörs. Undantag från moms finns endast för exportindustrin, vissa hälsotjänster, fastigheter och finansiella transaktioner. Den som inte hamnar i detta eller är befriad från moms som småföretagare ska ta momsen för faderstaten och betala.

Som en del av momsförskottsdeklarationen deklarerar företag till skattekontoret momsbetalningsbördan som skillnaden mellan moms och moms. Som regel måste den skapas varje månad.

Om du tycker att det är svårt att hålla brytdatumet kan en ansökan om permanent förlängning ge dig fyra veckor längre tid. En särskild förskottsbetalning måste dock göras i gengäld. Det finns också undantag från månadsavgiften.

4. Balansräkning eller inte?

I det ekonomiska livet är redovisning måttet på alla saker. De flesta företag är därför skyldiga att ha dubbelbokföring och affärskonton. Alla frilansare är i princip undantagna från detta – oavsett omsättning och vinst.

Å ena sidan finns den faktiska skatten: vinstutredare betalar inte moms förrän fakturan faktiskt har betalats. Eftersom det inte finns några anspråk genereras vinster endast vid tidpunkten för mottagande av betalning. Detta leder till en märkbar likviditetsfördel. Samtidigt finns det ett visst utrymme för vinstflyttning.

Den andra fördelen är den avsevärt förenklade hanteringen. Även om redovisning är en vetenskap i sig, kan EÜR bemästras även utan studier och år av yrkeserfarenhet. Komplicerade regelverk som avsättningar eller periodiseringar sparas. Årsbokslutet är mycket enklare. Det senare kan dock också vara en nackdel, eftersom EMR saknar transparens och standardisering av balansräkningen. Partners, investerare och långivare förväntar sig därför ofta ytterligare rapporter, vilket i sin tur motsvarar en del av tidsbesparingen. Eftersom företag tenderar att fokusera på tillväxt överskrids undantagsregelns snäva gränser ändå snabbt – särskilt vinstmässigt. Det nödvändiga kunnandet inom området dubbelredovisning måste byggas upp med svårighet.

5. Skatterådgivaren: oumbärlig för företagsfakturering och bokföring?

Tanken att helt enkelt överlåta bokföringen till skatterådgivaren har sin charm: skatterådgivare är bekanta med ämnet och hittar ibland ytterligare besparingspotential. Du kan lita på ett professionellt sunt arbete, som även konsulter ansvarar för vid behov. Detta är en viktig punkt för nystartade företag utan kommersiella förkunskaper. Så du kan koncentrera dig på ditt företag – och lämna pappersarbetet bakom dig. Skatterådgivare stödjer även sina klienter utanför skatterätten, till exempel i finansieringsfrågor.

Å andra sidan gör de inte sitt jobb gratis. Även om skatterådgivningsförordningen medger en första bedömning kan även de faktiska kostnaderna bli betydligt högre. Utöver insatsen spelar faktorer som vinst eller omsättning in. Det är svårt för nystartade företag att bedöma om tidsvinsten och en eventuell skattelättnad står i proportion till avgiften. Dessutom betyder outsourcing inte nödvändigtvis att allt obehagligt är borta från bordet. En del förarbete och en viss samordning är oundviklig.

Å andra sidan bygger de som tar redovisningen i egna händer upp kommersiellt kunnande. Detta minskar beroendet av externa konsulter. Samtidigt ger gör-det-själv-redovisning mer transparens: aktuella affärssiffror är omedelbart tillgängliga. Detta ger företagschefer mer insikt, till exempel om likviditet eller utestående fall.

Frågan bör dock inte tas lätt på. Detta gäller särskilt när redovisning är obligatorisk. Utan grundläggande kommersiell kunskap och grundläggande skatterätt är det knappast möjligt att få affärsfaktureringen och bokföringen korrekt gjord. Dessutom är det viktigt att ge tillräckligt med tid för redovisning. När allt kommer omkring är bokförings- och skatteprogram nu så enkla och säkra att även nykomlingar kan klara av dem. En hög grad av automatisering säkerställer effektivitet och färre fel. Många egenföretagare, små frilansare och småföretagare har därför inga skatterådgivare. I slutändan leder vägen för tillväxtorienterade företag till byrån, men då handlar det mest om specialtjänster, men inte om dyra kompletta paket.

6. Spara tid och pengar med rätt programvara för företagsfakturering och redovisning

Med bokföringsprogram för att göra affärsfakturering och redovisning kan grundare spara inte bara tid utan också mycket pengar. Utöver det klassiska erbjudandet och faktureringen kräver programvaran även automatisk betalningsmatchning med kontot. På så sätt kan öppna fakturor identifieras snabbt och vid behov kan en betalningspåminnelse skickas – helst automatiserat. Speciellt under de första månaderna efter företagets start är det viktigt att aldrig tappa kontot ur sikte!

Med en bra programvara kan du även utföra de viktigaste redovisningsuppgifterna – som dokumenthantering eller momsförhandsregistrering – med bara några klick. Programvaran skapar automatiskt utvärderingar såsom intäktsöverskottskontot (EÜR) eller resultaträkningen.

Similar Posts

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.