how to write a business letter

Hur man skriver ett affärsbrev: den kompletta guiden

Bild via: Pexels

Omfattande guide om hur man skriver ett affärsbrev steg för steg med enkla tips för att enkelt skapa varje avsnitt av affärsbrevet. Vi beskriver alla väsentligheter för att skriva affärsbrev, det formella affärsbrevsformatet, olika former av affärsbrevsformat för hälsningar och avslutande av affärsbrev.

Hitta fler affärsguider, tips och råd
Hitta fler karriärguider, tips och råd

Oavsett om du skickar ett försäljningsbrev, ett tackmeddelande, ett erbjudande eller en påminnelse – dina affärsbrev är alltid ett visitkort för ditt företag. Med dem visar du hur professionellt och kundorienterat företaget arbetar och kommunicerar. Både innehållet och layouten spelar en avgörande roll.

Några frågor återstår att besvara: Hur utformar jag ett affärsbrev? Vilken obligatorisk information hör hemma i ett affärsbrev? Hur formaterar jag ett affärsbrev korrekt? Vi ger tips om hur du skriver ett affärsbrev, beskriver de olika delarna av affärsbrevsformat och ger dig fullständig vägledning för varje aspekt.

INNEHÅLL
Hur man skriver ett affärsbrev: design och hur man formaterar ett affärsbrev
Hur man skriver ett affärsbrev Den obligatoriska informationen
Hur man skriver ett affärsbrev: Tips och strategier

Hur man skriver ett affärsbrev: design och hur man formaterar ett affärsbrev

Marginaler för affärsbrev

Detta börjar till exempel med marginalerna på en vanlig A4-bokstav i stående format för korrekt formatering av affärsbrev. Följande mått och bredder gäller för dem:

Övre marginal: 4,5 cm
Sidomarginal under: 2,5 cm
Vänster marginal: 2,5 cm
Höger marginal: 2 cm (minst 1,5 cm)

Teckenstorlek och teckensnitt för affärsbrev

Affärsbrevets korrekta format är att teckenstorleken i affärsbrevet ska vara 12 poäng. Om du har mycket text kan du minska bokstäverna till 11 punkter så att följebrevet fortfarande får plats på en sida, men det bör under inga omständigheter vara mindre än så för att ditt brev ska förbli läsbart utan problem – och med ett förstoringsglas.

Ett visst typsnitt är inte föreskrivet, men Arial eller Times New Roman har etablerat sig som vanliga typer. Teckensnittet du väljer kan också påverka teckenstorleken. Skriv ut en provkopia av ditt affärsbrev för att se hur typsnittet kommer att se ut med den avsedda storleken.

Affärsbrevhuvud

Klassiskt sett är det första läsaren kommer att titta på brevhuvudet, eftersom det är högst upp i ditt affärsbrev. Detta gör den till en viktig galjonsfigur och blickfång som bör designas professionellt.

Din egen adress finns som standard uppe till vänster, men nu är även högerjusterad eller centrerad. De tre första raderna är avsedda för namn, adress och telefonnummer. Du kan också lägga till din e-postadress här.

Mottagarens adress följer tre rader nedan. Denna är max 8,5 centimeter bred. Anledningen till detta är standardiserade visningsfönster i kuvert. Totalt får dock kontaktuppgifterna inte överstiga runt nio rader eller 4,5 centimeter.

Plats och datum är vanligtvis högerjusterade och med ett tomt radutrymme under adressfältet. Vissa företag placerar dock även datumet i en annan position. Platsen nämns här endast om den skiljer sig från bostadsorten (vilket sällan är fallet).

Affärsbrev ämnesrad

Efter brevhuvudet går läsaren oftast direkt till ämnesraden för att få en överblick över vad brevet handlar om. Detta uttrycks vanligtvis som ”RE: vad brevet handlar om” I dina affärsbrev bör du vara särskilt kortfattad om innehållet i brevet. Men det finns också vissa principer som du bör följa:

  • Motivet börjar två rader under datumet om det är i normal position.
  • Ämnesraden kan vara fetstil eller inte.
  • Det kan framhävas med ett större teckensnitt (13 till 14 punkter).
  • Ämnet kan sträcka sig över mer än en rad, men bör inte överstiga två rader.
  • Ordet ”ämne” har ingen plats i ämnesraden.

Affärsbrev hälsning

Nu börjar själva innehållet i ditt affärsbrev och adressformen kan redan påverka hur det påverkar läsaren, så det är viktigt att ha rätt hälsning för affärsbrev syften. Det finns otaliga sätt att tilltala en kund, affärspartner eller anställd, men det finns också några formella punkter att ta hänsyn till.

Det finns exakt två tomma rader mellan ämnet och hälsningen.
Återigen är det bara en tom rad mellan hälsningen och följebrevet.
Den neutrala hälsningen är ”Dear Sir or Madam, …” Det är dock tillrådligt att namnge mottagaren personligen och efternamn när du ansöker. Detta understryker dina förberedelser. Även när det kommer till kundrelationer är namnet en viktig del av hälsningen för att visa uppskattning.

Affärsbrev text

Det kan givetvis inte finnas några specifika riktlinjer för innehållet i ditt affärsbrev som du bör följa. Här poängsätter du framför allt med felfria meningar och en tydlig struktur. Det är också lämpligt att inte bara börja skriva på den, utan att dela upp din egen text i avsnitt. Detta gör det inte bara lättare för läsaren att förstå, utan säkerställer också att typsnittet är tydligt.

Affärsbrev sign-off formel

Avskrivningen avslutar ditt affärsbrev och det är med andra ord avskedet till läsaren. Efter att du till exempel har önskat väl eller noterat att du ser fram emot feedback, avslutas ditt affärsbrev med några korta ord. Klassikern är en enkel ”bästa hälsning”, men den kan vara lite mer personlig beroende på tillfälle.

Det finns exakt en tom rad mellan bokstaven och avskrivningen. Det finns tre linjer mellan sign-off och signatur – utrymmet för din signatur. Därefter nämns eventuella bilagor.

Den obligatoriska informationen

Den obligatoriska informationen skiljer på om ditt företag finns i handelsregistret eller inte. Ditt affärsbrev måste innehålla följande uppgifter om du är registrerad i handelsregistret:

Företagsnamn och juridisk form

Dessutom hör handelsregisternumret och registerdomstolen till i brevet. Om ditt företag är ett aktiebolag ska de verkställande direktörerna och förvaltningsrådets ordförande (för- och efternamn) namnges.
Om det är ett aktiebolag ska du ange för- och efternamn på styrelseledamöterna. Styrelsens ordförande ska identifieras. Även förvaltningsrådets ordförande bör utses.

Ditt affärsbrev måste innehålla följande information om du INTE är registrerad i handelsregistret:

Ägarens för- och efternamn.
Företagsadress

Hur man skriver ett affärsbrev

Efter så mycket information som kännetecknar ett formellt korrekt affärsbrev kvarstår fortfarande frågan: Hur skriver man ett bra affärsbrev som fångar läsarens uppmärksamhet positivt, förmedlar det viktigaste innehållet, inte verkar tråkigt och i bästa fall leder. till ett snabbt svar eller reaktion från Skriftliga leads? Vi har beskrivit alla faktorer som hjälper dig att skriva inte bara ett professionellt utan också ett framgångsrikt affärsbrev.

Var kortfattad.

Kom ihåg att din läsares tid och uppmärksamhet är begränsad. Därför bör du gå rakt på sak. Som regel bör ditt affärsbrev inte överstiga en A4-sida. Använd korta huvudsatser istället för långa kapslade meningar.

Välj en meningsfull ämnesrad.

Ämnet är en viktig punkt för läsaren. Därför bör han hitta en kort sammanfattning av innehållet i den. Du bör inte använda ordet ämne, men den rätta formen för ett affärsbrevs ämnesrad är att beskriva vad det handlar om i en kortfattad och specifik mening. När du till exempel skapar ett erbjudande kan du skriva ”Din begäran från DD.MM.ÅÅÅÅ.”

Ange det viktigaste först.

I rätt affärsbrevsformat bör det redan i första eller andra meningen stå klart för mottagaren varför du kontaktar dem. Han vill inte vänta mycket längre. Om han inte förstår anledningen till din kontakt kommer du att förlora hans uppmärksamhet och han kommer inte att läsa till slutet.

Var uppmärksam på en personlig hälsning.

”Dear Sir or Madam” – det är standardhälsningen och rent formellt kommer du inte att gå fel med det. Men även om en sådan hälsning fungerar, är den också opersonlig, kall och avlägsen: vilka är dessa damer och herrar? Kort sagt: en sådan adress saknar den mänskliga touchen.

För att ta reda på vilken hälsning som är den rätta för ditt brev bör du fråga dig själv två frågor: Vet du namnet på mottagaren? Hur väl känner avsändare och mottagare varandra? Om dina svar är ”nej” och ”inte alls”, kommer du automatiskt att välja ”Dear Sir or Madam”. Om du känner till namnet på mottagaren, men anledningen till ditt brev är officiellt, är det lämpligt att använda kombinationen ”Kära fru / herr XY”. Om interaktionen redan är mer bekant är ”Hej” eller ”Kära” också ett bra val.

Sätt din mottagare först.

I synnerhet när du lägger ett erbjudande eller presenterar din tjänst i ditt affärsbrev bör du vara noga med att skriva på ett kundorienterat sätt. Innan du skriver brevet, fråga dig själv: Vem är mottagaren? Vad är han intresserad av? Vilket mervärde kan du erbjuda honom? När du skriver, använd ordet ”du” istället för ”vi”. Det är bättre att skriva ”Du får gratis rådgivning av oss” istället för ”Vi erbjuder dig gratis rådgivning”.

Undvik inaktuella formuleringar.

Hälsningar som ”Dear Ms. / Mr. XY” eller ”Dear Ms. / Mr. XY” används inte längre idag. Detta gör att ditt brev ser konstgjort ut. Detsamma gäller för ett ”Med vänlig hälsning …” Men fraser som ”härmed” eller ”med detta brev” gör också ditt brev avlägset och opersonligt.

Var positiv.

Istället för ”Vi kan tyvärr inte leverera produkten till dig” är det bättre att formulera uttalandet så här: ”Vi har noterat din förfrågan och kommer att ta hand om den snabbaste möjliga upphandlingen av den önskade produkten”. Med den andra formuleringen kommer ditt affärsbrev att framstå som mycket mer professionellt, positivt och kundorienterat.

Erbjud ett kontaktalternativ.

I slutet av ditt brev ska du ge mottagaren möjlighet att kontakta dig om de har några frågor. Vid det här laget avrundar du ditt brev. Den sista meningen ger dig möjlighet att tacka dig eller be om en specifik åtgärd (till exempel ett svar före ett visst datum eller en återuppringning).

Så här avslutar du ett affärsbrev: Välj en modern hälsning.

Det finns många bra alternativ till de vanliga ”med vänliga hälsningar” för ett bättre avslutande av affärsbrev. En lösare variant är att skriva till exempel ”Bästa hälsningar”. Eller så kan du välja en originalhälsning som är skräddarsydd för ditt företag, till exempel ”Med kulinariska hälsningar” för gastronomi eller ”Med sportiga hälsningar” för sportartiklar och fitnesscenter som mer intressanta avslutningar på affärsbrev. Hälsningen i slutet brukar vara väl ihågkommen och avslutningen i ett affärsbrev bör därför väljas med omsorg.

Använd efterskriften.

PS ger dig möjligheten att integrera ett tillägg i slutet av brevet. Här kan du till exempel hänvisa till ett aktuellt erbjudande eller till din hemsida – och vara säker på att varje läsare kommer att vara medveten om det, för ett PS fångar alltid blickarna.

Hur man adresserar ett företagskuvert

För att dina brev ska kunna läsas av maskiner i brevcentralerna och därmed komma snabbare till mottagaren bör du notera följande i hur du adresserar företagskuvert:

  • skriv endast på framsidan av kuvertet
  • Avsändarens adress visas uppe till vänster, oavsett om det är handskrivet eller tryckt brevpapper
  • Ange mottagarens adress i mitten nere till höger
  • i det övre högra hörnet kan du placera Frimärken eller någon annan typ av frankering
  • Det bör inte finnas några klisterlappar eller avtryck på kuvertet som kan förväxlas med postetiketter eller avtryck
  1. Linje 1: mottagarens namn: Centrera adressblocket i mitten av kuvertet. Starta adressblocket flera rader under returadressen. Posten rekommenderar att man använder stora bokstäver vid adressering av kuvert.
  2. Linje 2: Personens position/titel: Om du inte känner till titeln, använd istället avdelningens namn.
  3. Rad 3: Namnet på företaget
  4. Rad 4: Företagets gatuadress. Posten rekommenderar att du placerar hela adressen på en rad om möjligt. Om adressen är för lång, dela adressen mellan två rader och placera svitnumret eller byggnadsnumret på den första adressraden.
  5. Rad 5: Stad, stat och postnummer. Använd ett mellanslag mellan stad och delstat och två mellanslag mellan delstat och postnummer.

Exempeltyper för affärsbrevformat

Vart och ett av exempelformaten för affärsbrev nedan har en lite olika stil, och vi har inkluderat dem så att du kan se hur du kan vara flexibel för att passa dina egna behov.

Exempel på brev i företagsformat 1

Exempel på brev i företagsformat 1

Exempelformat för affärsbrev 2

hur man skriver ett affärsbrev - exempelformat på affärsbrev

Exempel på affärsbrevsformat 3

hur man skriver ett affärsbrev - exempel på affärsbrevsformat

Similar Posts

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.